Kidling setzt ein RPA-System für automatisierte Aufgaben in Kindertagesstätten um

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Auf der Leitungsebene von Kindertagestätten treffen verschiedene Aufgabenbereiche aufeinander. Das Leitungspersonal ist nicht nur für die qualitative Entwicklung des pädagogischen Bereiches zuständig, sondern auch mit vielfältigen Verwaltungsaufgaben betraut. Gerade letzteres setzt sich aus häufig repetitiven Aufgaben zusammen, die auch noch zeitintensiv sind. Stichworte sind hier das Abrechnungswesen, die Beschaffung und das Personalmanagement. An dieser Stelle können zukünftig automatisierte Systeme wie die „Robotic Process Automation“ (kurz: RPA) ansetzen.

RPA-Systeme für automatisierte Aufgaben

RPA-Systeme lassen sich als Softwareroboter beschreiben und können vollautomatisch verschiedene Prozesse übernehmen. Besonders spannend ist hierbei die Möglichkeit, dass der Softwareroboter über die Benutzeroberfläche des zu automatisierenden Programmes arbeitet, ähnlich wie es ein menschlicher Mitarbeiter würde. Dies bietet zum einen den Vorteil der Überprüfbarkeit durch einen Menschen und zum anderen eine größere Flexibilität in der Einsatzbandbreite. So muss nicht für jede Anwendung eine automatisierte Softwarelösung entwickelt, sondern diese lediglich an die bestehende Software angepasst werden. RPA-Systeme lassen sich besonders sinnvoll überall da einsetzen wo die Aufgaben regelbasiert und schematisch ablaufen. Datenübertragung und -management, sowohl intern als auch in der Kommunikation mit Behörden über Schnittstellen, genauso wie Formulare und das Vertragswesen können so wesentlich automatisiert werden. Zu den größten Vorteilen dieser Technik zählen die schnellere Ausführung der Arbeiten, die geringere Fehleranfälligkeit und damit einhergehend auch eine Kostenreduzierung.

Neunutzung von Kapazitäten

Für das Leitungspersonal bedeutet dies eine erhebliche Entlastung. Nicht nur könnte mit dem Einsatz von RPA-Systemen die Arbeitszufriedenheit durch die Reduktion der Arbeitsbelastung gesteigert werden, auch werden fachfremde Tätigkeiten des Verwaltungsbereiches aus dem Aufgabenbereich herausgelöst ohne externe Ressourcen wie Dienstleister in Anspruch nehmen zu müssen. Leitungskräfte könnten sich somit vermehrt der Qualitätsentwicklung im frühkindlichen Bildungsbereich widmen. Dieser ist aufgrund des gesteigerten Bewusstseins um die Besonderheiten der ersten Bildungsphase in den letzten Jahrzehnten immer wichtiger geworden. Die KiTa hat sich eindeutig von der Betreuungs- zu einer Bildungseinrichtung entwickelt. Um diesen Prozess weiter zu begleiten, könnten RPA-Systeme den KiTa-Leitungen schon in den nächsten Jahren den Rücken auf die beschriebene Art und Weise frei halten. So werden beispielsweise mehr Kapazitäten für die Personalentwicklung  frei, welche beispielsweise für die weitere Arbeit an der Qualität und die Reflexion der Bildungsangebote genutzt werden können. Vorstellbar sind auch die Übernahme von Supervisionstätigkeiten durch die Leitung, sowie mehr Zeit für die Elternarbeit und Konzeptionsentwicklung.

Die Entwicklung von RPA-Systemen reiht sich in die bereits heute voranschreitende Digitalisierung der Arbeitswelt ein. Für Anbieter digitaler Komplettlösungen für die KiTa, wie Kidling, sind diese ein wichtiger Teil zukünftiger Implementierungen um das „System KiTa“ gemeinsam mit den pädagogischen Fachkräften effizienter, schlanker und kostengünstiger zu gestalten. Im Umkehrschluss können die frei werdenden Kapazitäten für eine weitere Qualitätssteigerung im so wichtigen frühkindlichen Bildungsbereich eingesetzt werden.